지원자는 지원 회사의 채용 담당자에게 다양한 사유로 메일링을 하게 됩니다.
- 채용 전형에 관한 궁금증 해소
- 면접 복장, 직무 내용, 근무 환경, 복리후생 등 관련 정보 문의
- 채용 전형 불합격(탈락) 후 아쉬움을 갈무리하는 메일
- 채용 공고가 없는 포지션 먼저 제안하기
- 전형 진행 중 본인 PR 메일 등
지원자의 입장에서는 이러한 메일을 어떻게 보내야 할 지, 그리고 어떻게 잘 활용할 수 있을지 제대로 알기 어렵습니다. 그래서 오늘은 지원자가 채용 담당자에게 효과적으로 메일을 보내는 방법에 대하여 알려드리겠습니다.
0. 비즈니스 매너는 필수다.
상황별 메일링 꿀팁을 공유 드리기에 앞서 지원자가 메일링 시 반드시 지켜야 하는 사항에 대하여 말씀 드리겠습니다. 그건 바로 메일을 작성하실 때 꼭!! 반드시!! 비즈니스 매너를 지켜야 한다는 사실입니다. 회사에 메일을 보낸다는 것은 친구와 잡담을 하거나 SNS에 게시글을 올리는 것과는 전혀 다릅니다.
사회적인 관계 속에서 소통을 하는 것이기 때문에 기본적으로 상대를 높이고 나를 겸손하게 낮추는 비즈니스 매너를 따라야 합니다.
좋은 취지에서 메일을 보낸다 하더라도 예의 없고 무례한 태도로 메일을 보낸다면 원했던 정보를 얻기가 어려워지는 것은 물론 현재 진행 중인 채용 전형의 결과에도 악영향을 미칠 수 있음을 인지하셔야 합니다.
비즈니스 매너를 지키기 위해서는 작성하는 메일이 아래의 사항들을 준수하고 있는 지 체크하세요.
- 메일의 제목을 목적에 맞추어 명확하게 작성한다.
- 메일의 송신자가 누구인지 명확하게 밝힌다.
- 메일의 시작과 끝에 정중하고 겸손한 인사말을 포함한다.
- 메일의 목적을 두괄식으로 밝히고, 필요한 내용만 기재한다.
- 사적인 개인정보, 사실을 기재하거나 문의하지 않는다.
- 오타나 문법적인 오류를 검사한다.
- 첨부 파일이 있는 경우 파일의 용량 및 확장자를 체크한다. (범용성이 있는 확장자 사용)
이렇게 쭉 이메일 비즈니스 매너를 나열해보면 굉장히 지켜야 할 게 많고 까다로워 보이지만, 어렵지 않습니다. 여러분이 어떤 제품을 구매하였을 때, 해당 회사에서 날아오는 안내 메일이나 고객 응대 메일을 생각해보시면 되겠습니다. : )
1. 메일을 보내도 될까?
채용 담당자의 업무 내용에는 지원자들의 문의에 대하여 확인하고 답장하는 것 역시 포함되어 있습니다. 당연한 채용 담당자의 '업무'이기 때문에 문의를 할 지 말 지 고민이 되신다면 걱정하지 말고 메일을 보내라고 권장 드립니다.
단, 메일을 쓰실 때에는 당연히 위에서 언급한 비즈니스 매너를 반드시 지켜주셔야 합니다. 담당자에게 무례하게 메일을 쓰는 사람이 어디 있겠어? 라고 생각하시겠지만, 현직자로써 기본적인 비즈니스 매너를 지키지 않는 지원자 분들을 참 많이 봐왔습니다.
'가는 말이 고와야 오는 말이 곱다.'는 말을 항상 염두에 둬주시길 부탁 드립니다.
2. 효과적인 메일링 방법
어떤 지원자는 영리하게 채용 담당자와 소통하여 채용에 대해 필요한 정보를 쏙쏙 뽑아가는 반면, 어떤 지원자는 되려 메일링을 하여 좋지 못한 인상을 심어주기도 합니다. 따라서 메일링도 '잘'하는 것이 굉장히 중요한데요. 어떻게 하면 채용 담당자와 소통하는 데 있어서 영리한 지원자가 될 수 있을 지 각 상황별로 상세히 알아보겠습니다.
a. 채용 전형 문의
채용 전형과 관련된 문의는 언제 하셔도 무탈합니다. 한 가지 경우만 유의하시면 됩니다. 이미 기존 채용 공고에 기재된 내용을 문의하는 경우인데요. 그렇다고 이미 게시가 되어있는 내용을 문의하신다고 해서 크게 문제가 될 확률도 매우 낮습니다. 다만, 채용 담당자 입장에서 '이 분은 공고에 있는 내용을 읽어보지도 않고 문의하시네.' 라고 생각하고 넘어가는 정도입니다. (실제 현업 팀장에게 공유되는 경우는 거의 없다.)
전형 상 면접에 대하여 1차 면접, 2차 면접 이렇게 구분을 해 놓았다면, 해당 면접의 속성이 실무 면접인지 임원 면접인지 또는 인사 면접인지에 대하여 문의하는 것도 좋은 문의입니다.
다만 가급적이면 내가 진행 중인 채용 전형 단계 또는 바로 뒷 단계에 관한 질문을 하는 것이 좋습니다.
b. 복장, 직무, 복리후생 등 문의
면접 복장 또는 근무 복장에 관한 문의를 주는 것은 현직자로써 매우 권장 드립니다. 회사마다 추구하는 분위기나 조직문화가 다르기 때문에 정말 편한 복장으로 면접 오는 것을 선호하는 회사도 있고, 격식을 차려서 타이까지 풀정장을 선호하는 회사도 있습니다. 따라서 지원 회사에 가장 적합한 면접 복장은 해당 회사의 담당자에게 문의하는 것이 가장 좋습니다.
필자 역시 이직 시 임원 면접을 보기 전 면접관으로 참가하는 임원의 복장 선호에 대하여 문의한 적이 있었습니다.
직무에 관한 문의를 통해 자신의 열의나 열정을 비춰주는 것도 전략적으로 좋은 선택입니다. 다만, 이 경우에는 A부터 Z까지 해당 직무에 대한 내용을 요구하는 것은 오히려 마이너스 입니다. 가장 이상적인 직무 관련 문의는 지원자가 조사한 내용을 바탕으로 해당 직무의 성격, 업무 내용 등에 관한 본인의 의견을 먼저 게재하고 여기에서 추가적인 부분이나 상이한 부분이 있는지 문의하는 것이 좋습니다. (또한, 이런 직무 관련 문의는 채용 담당자가 임의로 답변하기 보다는 현업 부서에 해당 내용을 공유할 확률이 높기 때문에 면접에 들어가기 전 자신의 관심도를 어필할 수 있는 방법이 될 수 있습니다.)
복리후생이나 처우에 관한 문의도 지원자의 입장에서는 충분히 하실 수 있습니다. 단, 처우의 금액같은 기밀성 정보는 문의를 하더라도 명확한 답변을 받기에는 어려우실 수 있습니다. (대졸 초봉을 공개하는 회사에서는 초봉 정도는 공개 가능) 복리후생의 경우에는 처우 보다는 관련한 정보를 회신 받을 확률이 높기는 하지만 회사에 따라 그렇지 않을 수 있습니다.
이런 정보를 문의하는 것은 본인이 해당 정보를 필요로 하는 경우에 하는 것이 기본입니다. (면접 전 사전 어필을 위해 이런 문의를 기계적으로 하는 것은 추천하지 않습니다.)
c. 채용 전형 불합격 후 아쉬움에 보내는 메일
실제 채용 업무를 담당하다 보면, 심심치 않게 불합격에 대한 아쉬움과 그럼에도 좋은 기회를 주시어 감사했다는 내용의 메일을 받곤 합니다. 담당자로써는 이런 메일이 참 안타까운 마음이 들기도 합니다.
그렇다면 이런 메일을 쓰는 것이 향후 재 지원 시에라도 긍정적인 영향이 있을까요? 이것은 회사의 규모나 채용 담당자의 성향에 따라 의견이 갈릴 수 있습니다.
자동화 메일 응답 기능을 사용하거나, 많은 지원자들의 문의를 받아들여 현업에 일일이 이런 메일 내용을 공유하기 어려운 회사(일반적으로 관료화된 대기업)는 채용 담당자 만이 해당 내용을 확인 후 그냥 넘어갈 확률이 높습니다.(단, 채용 담당자가 이런 메일을 현업에 매번 공유하는 성향을 가졌다면 전달이 될 순 있습니다.)
회사 규모가 작으면 오히려 이런 아쉬움의 메일이 전달될 가능성이 있습니다. 단, 이런 메일이 공유된다고 해서 크게 좋은 영향이 있는 지에 대해서는 상황에 따라 다를 수 있습니다.
만약 상대적으로 나보다 뛰어난 인재를 채용키로 하였고, 어느 정도 내가 후보군에 들었다면 1순위로 채용 결정된 인원이 입사를 거부할 경우 후보군 중 채용 결정을 내리는 데 있어서 긍정적인 기능을 할수도 있습니다. (무조건은 아니다.)
워낙 회사별, 담당자별, 상황별 결과값이 달라질 수 있는 부분이기 때문에 이러한 메일을 보내는 것은 크게 손해 볼 것은 없지만 그렇다고 해서 큰 결과 값을 기대하시지 않는 것이 좋습니다.
d. 채용 공고가 없는 포지션 먼저 제안하기
여러분은 취업을 위해 어떤 노력까지 해보셨나요? 필자가 현직 채용 담당자로 일해오면서 보았던 인원 중 가장 인상적인 지원자 한 분을 꼽으라면 아래의 인원을 꼽을 것 같습니다.
당시 재직 중인 회사에서 특정 직무의 포지션 채용은 진행하고 있지 않았음에도, 그 지원자 분께서는 채용 담당자의 이메일로 이력서, 자기소개서, 포트폴리오 등을 포함한 지원서를 보냈었습니다. 정중한 글과 함께 본인이 입사하게 되면 회사에 어떤 기여를 할 수 있는 지 논리적으로 잘 정리가 된 메일이었습니다.
당시에는 당연히 T.O가 없는 포지션이었기 때문에 메일로 지원서를 접수했다는 사실만 현업 부서에 공유를 했었습니다.
그런데 때마침 해당 부서에서 퇴사자가 발생하게 되었고, 공석에 대한 채용 공고를 올리게 되었습니다. 그와 동시에 일전 직접 지원서를 제출했던 인원에게 다이렉트로 연락을 하게 되었고 지원부터 면접, 합격까지 일사천리로 진행되었습니다. 추후 현업 부서장님께 문의하여 보니, 당차면서도 적극적으로 회사 지원에 대한 지원자의 열의를 굉장히 높게 평가하셨습니다.
이처럼 남들은 하지 않는 놀라운 행동으로 좋은 결과를 불러오는 분들이 계십니다. 남들과는 다른 관점과 생각으로 본인의 성과를 만들어낸 케이스였기 때문에 제 기억 속에서도 크게 각인이 되었습니다.
e. 전형 진행 중 본인 PR
이런 유형의 메일을 보내는 것에 있어서는 굉장히 신중할 필요가 있습니다. 내가 생각하기에 자기 PR인 것이 상대방 입장에서는 불필요한 첨언이나 자만으로 보일 수 있기 때문입니다.
지원서 접수 시 미처 생각지 못하고 누락한 포트폴리오가 있다면, 이런 경우에는 당연히 추가 제출을 하시는 것이 맞습니다. 반면에 더 지원 회사에 본인을 각인하고 싶어 자신의 역량에 대한 PR을 하시는 경우에는... 사실 필자는 이런 케이스는 그다지 권장 드리지 않습니다. 자기 PR은 자기소개서나 면접에서 이미 충분히 이뤄졌어야 할 과정이라고 생각하기 때문인데요.
그럼에도 불구하고 나는 꼭 자기 어필을 추가적으로 하고 싶다면, 보통의 메일보다 훨씬 더 정중하고 조심스러운 표현으로 메일 작성을 하시길 권장 드립니다.
마무리
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